Dans une startup on grandit vite, on sort rapidement de nouvelles fonctionnalités et de nouveaux projets. Les équipes tech & produit passent la majorité de leur temps sur ces nouveaux sujets pour toujours répondre au mieux aux besoins des clients.
Il ne faut cependant pas négliger la maintenance de l’existant pour bâtir de solides fondations. Plus les fonctionnalités et projets s’accumulent, et plus le temps à accorder à la maintenance devient important. C’est pourquoi chez Indy nous avons mis en place ce que l’on appelle les Caribous 🦌.
Le Caribou qu’est-ce que c’est ?
Le Caribou est la personne en charge de la maintenance. C’est elle qui, en priorité, doit se charger de :
- répondre aux tickets sur le support interne
- débloquer ses collègues (au support notamment) en cas de problèmes
- surveiller les alertes remontées par notre monitoring (ex: issues Sentry*) et alerter les équipes en cas de gros pépin
- vérifier et régler les incohérences de données trouvées par nos algorithmes d’audit
- s’assurer de la bonne santé de nos tâches asynchrones (ex: envoi des liasses à l’administration fiscale)
Quel intérêt ?
L’intérêt de dédier une personne à ces tâches est notamment de soulager les autres devs de l’équipe. En effet, avant que nous ne mettions en place ce système de Caribou, chaque dev avait l’obligation d’activer ses notifications slack sur nos différents channels d’alerte, et donc à tout moment pouvait être interrompu dans son travail. Et vous savez, comme moi, à quel point cela peut être difficile de changer de contexte régulièrement !
Aujourd’hui, quand nous ne sommes pas Caribou, nous pouvons nous concentrer pleinement sur les tâches en cours, tout en sachant que les problèmes seront bien traités ! Bien sûr il n’est pas non plus interdit de donner un coup de main au caribou entre deux tâches 😉 !
Chez Indy, et plus particulièrement dans mon équipe ScaleOps, le Caribou a été un véritable tournant dans l’organisation de l’équipe. Cela a permis à notre PM de se décharger d’une grosse part du temps qu’il passait à répondre aux tickets. Cela a aussi permis à tous les devs de l’équipe de se sentir investi équitablement dans les tâches de maintenance et de soutien aux autres équipes.
Comment ça fonctionne ?
Chez Indy, libre à chaque équipe de mettre en place ou non le système de Caribou et de la manière qu’elle le souhaite.
Chez ScaleOps, nous avons établi un planning sur l’année pour attribuer le rôle de Caribou à tour de rôle chaque semaine à un dev différent. En cas de vacances ou d’absence, on s’organise dans l’équipe pour modifier l’ordre d’attribution.
Le Caribou occupe le rôle pour une semaine entière, ce qui permet aux autres de vraiment se concentrer sur leurs tâches de développement, et en même temps ne dure pas trop longtemps, pour éviter au Caribou de se lasser des tâches de maintenance et de trop couper avec les sujets de roadmap en cours.
Organisation du Caribou chez ScaleOps
Dans mon équipe, le Caribou s’organise de la manière qu’il le souhaite. Nous avons cependant un ordre de priorité à accorder aux différents sujets.
En effet, nous cherchons en priorité à régler les alertes remontées sur Sentry, car elles peuvent potentiellement impacter plusieurs utilisateurs (voire tous). Ensuite, nous nous attelons à traiter les tickets internes, qui concernent généralement un seul utilisateur.
Pour ce qui est des audits (jobs qui tournent en tâche de fond afin de vérifier la cohérence des données de nos utilisateurs) nous regardons qu’ils tournent correctement qu’une fois par semaine, le volume d’erreurs étant faible nous n’avons pas besoin de plus.
Après avoir vérifié tout ça, s’il reste du temps dans la journée du Caribou, celui-ci peut attaquer le développement des correctifs pour régler à la racine des problèmes remontés par les alertes Sentry, ou bien s’attaquer à de petits sujets de roadmap !
Points d’attention
Comme nous l’avons vu, le rôle du Caribou est d’être la vigie de l’équipe, et donc d’intervenir en premier en cas de problème. Par conséquent, s’il ne connaît pas assez le domaine concernant un de ces problèmes, il se doit de prévenir et de voir avec la personne compétente la meilleure manière d’aborder la situation.
Notons aussi qu’il faut garder une bonne communication avec son PM, notamment lorsqu’il s’agit de problèmes nécessitant un développement plus conséquent. En effet, tous les problèmes ne sont pas à traiter dans l’instant. Il arrive que certains demandent plus de réflexion sur la manière de les solutionner, et donc il faudra sûrement intégrer ça dans la roadmap avec le PM.
Un point très positif de ce système est qu’il permet de partager la connaissance facilement. Le Caribou aura à cœur de documenter un maximum les actions qu’il prend face à un problème (ex: méthode d’investigation et de résolution, différentes requêtes utilisées, etc.) dans ce que nous appelons la Caribase. Cela permettra aux prochains d’être plus efficaces face à un même problème. De plus, lorsque nous accueillons de nouveaux collègues, assister le Caribou est une excellente manière d’aborder la plupart des sujets de l’équipe !
Et vous, comment fonctionnez-vous ? Que pensez-vous de notre système de Caribou 🦌 ?
- Sentry : solution de tracking des erreurs (https://sentry.io/welcome/)
